电算化系统结构与组成

碧玉清风

一、总账
    总帐是处理记帐凭证输入、登录、输出日记帐、一般明细帐及总分类帐、编制主要会计报表工作。 总帐是会计核算的核心部分，它支撑和统帅着其它各部分。会计核算各模块以总帐为核心，相互之间有信息传递。总帐与应收帐款、应付帐款、固定资产、成本核算各个模块之间用记帐凭证相联系。总帐中，可以设置各类帐的帐户，余额。

    总帐的输入是收、付、转各类记帐凭证，其中有手工编制凭证输入，也有应收、应付、固定资产、工资等模块转入的凭证。各类凭证经核对正确后进行过帐。然后，由电脑处理，自动登帐，生成三栏式明细帐、多栏式明细帐、复币帐、银行和现金日记帐、总帐。

    月末进行结帐，结算出各种帐的上期余额，结余后，电脑可按日、月、年打印各种帐册。

    二、应收账款
    应收账款是企业的正常客户欠款帐，通常是指由于赊售商品所发生的帐款。应收帐款与客户订单、发票业务相联系，同时也将各种帐款自动生成记帐凭证，过入总帐。

    应收帐款大多分为四大模块
    1：发票管理-----发票管理具有将订单信息传递到发票，并按订单查询发票和信用证的功能，列出需要审核的发票和信用证，打印已经审核的发票和信用证，提供发票调整的审计线索，查询历史资料。

    2：客户管理-----提供有关客户的信息。如使用币种、付款条件、付款方式、付款银行、信用状态、联系人、地址等。此外，还有各类交易信息。

    3: 付款管理------付款管理提供多种处理方法，如自动处理付款条件、折扣、税额和多币种的转换。能够列出指定客户的付款活动及指定时期内的信用证的应用情况。

    4：帐龄分析------建立应收帐款客户的付款到期期限以及为客户打印结算单的过期信息，并打印对帐单。

    三、应付账款
    应付帐款是企业应付购货款帐，它是处理从发票审核、批准、支付直到检查和对帐的业务，它可以问什么时候付款，是否付全额，或是否现金折扣提供决策信息。应付帐款模块与采购模块、库存模块完全集成。

    应付帐款跟应收帐款一样分为四大模块
    1：发票管理-----将发票输入之后，可以验证发票上所列物料的入库情况，核对采购订单物料，计算采购单和发票的差异，查看指定发票的所有采购订单的入库情况，列出指定发票的有关支票付出情况和指定供应商的所有发票和发票调整情况。

    2：供应商管理----提供每个提供物料的供应商信息。如使用币种、付款条件、付款方式、付款银行、信用状态、联系人、地址等。此外，还有各类交易信息。

    3: 支票管理------可以处理多个付款银行与多种付款方式，能够进行支票验证和重新编号，将开出支票与银行核对，查询指定银行开出的支票，作废支票和打印支票。

    4：帐龄分析------可以根据指定的过期天数和未来天数计算帐龄，也可以按照帐龄列出应付款的余额。

    四、固定资产
    固定资产是指一个企业经营所使用的比较持久性的各项资产。大多数的固定资产多有使用年限。

    固定资产就其性质和成本分配的类型有：有形固定资产（如：房屋、设备、机器），无形固定资产（如：专利权）。固定资产会由于物质损耗或化学反应等原因而陈旧报废，所以固定资产必需折旧。

    固定资产核算是处理固定资产的增减变动以及折旧有关基金计提和分配的核算工作。它是根据固定资产购入单、内部转移单等原始凭证，登记固定资产卡片和固定资产登记薄（或固定资产明细帐），计提和分配折旧基金，并编制转帐凭证，进行结转。

    固定资产登记薄既是固定资产帐户的三级明细帐，又是固定资产卡片的控制。它是按固定资产的类别和明细分类设置，并按保管、使用部门设置专栏，按各项固定资产的增减日期序时登记，每月结出余额，以反映各部门、各类固定资产的增加、减少和结存情况。对于不一定需要编制转帐凭证的某些固定资产的内部转移，应根据内部转移单进行登录。

    固定资产卡片是按固定资产每一独立登记对象分别设置，每一对象一张，记载该固定资产的编号、名称、使用部门或存放地点、原值、使用年限、启用日期等。每月计提的折旧可不登入卡片。

    固定资产核算提供各种管理功能，管理资产的增、删、改、转移、报废。能接受各种折旧方法的会计处理，按照部门及存放地点列出资产，建立资产报告，并根据存放位置做资产跟踪。

    电脑处理固定资产核算时，它是根据输入的有关原始凭证，如购入单、报废单、转移单等。然后登录固定资产卡片或固定资产登记薄，电脑进行折旧的计算，分配有关费用，并编制自动转帐凭证，自动进行结转，以及打印转帐凭证。

    固定资产模块与应付帐款、总帐、成本核算等模块集成。