第一篇 什么是出纳(三）

冰谷火焰

怎样设置出纳日记账
    出纳日记账是一种特殊的明细帐。为了加强现金和银行存款的管理和核算，各单位通常都应当设置现金日记帐和银行存款日记帐，以便逐日核算和监督现金与银行存款的收入、付出和结存情况。

    现金日记帐和银行存款日记帐的帐页一般采用三栏式（表１），即借方、贷方和余额三栏，分别反映现金或银行存款和收入、付出与结存情况，并在“摘要”栏后面设置“对方科目”栏。如果收、付款凭证数量较多，为了简化记帐手续，同时也为了通过现金日记帐和银行存款日记帐汇总登记总帐，也可以采用多栏式，即在收入和付出两栏中分别按照对方科目设置若干栏目，也就是在收入栏按贷方科目设栏目，在付出栏按借方科目设栏目。采用多栏式以后，如果会计科目较多，造成篇帐过大，还可以分设现金(银行存款)收入日记帐和现金(银行存款)支出日记帐（表２）。

    必须说明的是，现金日记帐和银行存款日记帐必须采用订本式帐簿。不得用银行对帐单或者其他方法代替日记帐。

    表１  现金日记账
    表１  现金日记账
    凭证
    摘  要
    对方科目
    收  入
    付  出
    结  存
    种类
    号码
    表２  现金收入日记账
    收款凭证
    摘要
    贷方科目
    号数
    产品销售收入
    其他应付款
    营业外收入
    银行存款
    收入合计
    付出合计
    余额
    登记会计帐簿的基本要求是什么
    依据《会计基础工作规范》第六十条规定（以下简称《规范》），登记会计帐簿的基本要求是：

    (１)准确完整。“登记会计帐簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入帐内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。”每一项会计事项，一方面要记入有关的总帐，另一方面要记入该总帐所属的明细帐。帐簿记录中的日期，应该填写记帐凭证上的日期；以自制的原始凭证，如收料单、领料单等，作为记帐依据的，帐簿记录中的日期应按有关自制凭证上的日期填列。

    登记帐簿要及时，但对各种帐簿的登记间隔应该多长，《规范》未作统一规定。一般说来，这要看本单位所采用的具体会计核算形式而定。

    (２)注明记帐符号。“登记完毕后，要在记帐凭证上签名或者盖章，并注明已经登帐的符号，表示已经记帐。”在记帐凭证上设有专门的栏目供注明记帐的符号，以免发生重记或漏记。

    (３)书写留空。“帐簿中书写的文字和数字上面要留有适当空格，不要写满格，一般应占格距的二分之一。”这样，在一旦发生登记错误时，能比较容易地进行更正，同时也方便查帐工作。

    (４)正常记帐使用蓝黑墨水。“登记帐簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不得使用圆珠笔(银行的复写账簿除外)或者铅笔书写。”在会计上，数字的颜色是重要的语素之一，它同数字和文字一起传达出会计信息。如同数字和文字错误会表达错误的信息，书写墨水的颜色用错了，其导致的概念混乱也不亚于数字和文字错误。

    (５)特殊记帐使用红墨水。“下列情况，可以用红色墨水记帐：1．按照红字冲帐的记帐凭证，冲销错误记录；2．在不设借贷等栏的多栏式帐页中，登记减少数；3．在三栏式帐户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额；4．根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。”

    在这几种情况下使用红色墨水记帐是会计工作中的惯例。财政部会计司编辑的《会计制度补充规定及问题解答(第一辑)》，在解答“应交税金——应交增值税”明细帐户的设置方法时，对使用红色墨水登记的情况作了一系列较为详尽的说明：在“进项税额”专栏中用红字登记退回所购货物应冲销的进项税额；在“已交税金”专栏中用红字登记退回多交的增值税额；在“销项税额”专栏中用红字登记退回销售货物应冲销的销项税额，以及在“出口退税”专栏中用红字登记出口货物办理退税后发生退货或者退关而补交已退的税款。

    (６)顺序连续登记。“各种帐簿按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应当将空行、空页划线注销，或者注明‘此行空白’、‘此页空白’字样，并由记帐人员签名或者盖章。”这对堵塞在帐簿登记中可能出现的漏洞，是十分必要的防范措施。

    (７)结出余额。“凡需要结出余额的帐户，结出余额后，应当在‘借或贷’等栏内写明‘借’或者‘贷’等字样。没有余额的帐户，应当在‘借或贷’等栏内写‘平’字，并在余额栏内用‘0’表示。现金日记帐和银行存款日记帐必须逐日结出余额。”一般说来，对于没有余额的帐户，在余额栏内标注的‘0’应当放在“元”位。

    (８)过次承前。“每一帐页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，井在摘要栏内注明‘过次页’和‘承前页’字样；也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明‘承前页’字样。”也就是说，“过次页”和“承前页”的方法有两种：一是在本页最后一行内结出发生额合计数及余额，然后过次页并在次页第一行承前页；二是只在次页第一行承前页写出发生额合计数及余额，不在上页最后一行结出发生额合计数及余额后过次页。

    (９)定期打印
    《规范》第六十一条对实行会计电算化的单位提出了打印上的要求：“实行会计电算化的单位，总帐和明细帐应当定期打印”；“发生收款和付款业务的，在输入收款凭证和付款凭证的当天必须打印出现金日记帐和银行存款日记帐，并与库存现金核对无误。”因为在以机器或其他磁性介质储存的状态下，各种资料或数据的直观性不强，而且信息处理的过程不明，不便于进行某些会计操作和进行内部或外部审计，对会计信息的安全和完整也不利。

    出纳工作中常见的差错类型有哪些
    出纳工作中，经常遇到的差错种类很多，其主要表现在：记帐凭证汇总表不平，总分类帐不平，各明细分类帐户的余额之和不等于总分类帐有关帐户的余额；银行存款帐户调整后的余额与银行对帐单不符等。在实际工作中常见的记录错误主要有以下两种：

    1．会计原理、原则运用错误。这种错误的出现是指在会计凭证的填制、会计科目的设置、会计核算形式的选用、会计处理程序的设计等会计核算的各个环节出现不符合会计原理、原则、准则规定的错误。例如，对规定的会计科目不设，不应设立的却乱设，导致资产、负债、所有者权益不真实；对现行财务制度规定的开支范围、标准执行不严等。

    2．记帐错误。主要表现为漏记、重记、错记三种。错记又表现为错记了会计科目。错记了记帐方向，错用了记帐墨水(蓝黑墨水误用红水，或红水误用蓝黑墨水)，错记了金额等。

    3．计算错误。主要表现为运用计算公式错误；选择计算方法错误；选定计量单位错误等等。

    常见会计错误种类详见下表
    原理原则运用错误
    记帐错误
    计算错误
    会计科目设计错误
    会计科目运用错误
    会计原则运用错误
    会计制度执行错误
    漏        记
    重记
    错记
    确定计量单位错误
    选择计算方法错误
    运用计算公式错误
    怎样查找错误
    在日常的会计核算中，发生差错的现象时有发生。如果发现错误：一是要确认错误的金额；二是要确认错在借方还是贷方；三是根据产生差错的具体情况，分析可能产生差错的原因，采取相应的查找方法，便于缩短查找差错的时间，减少查账工作量。

    查找错误的方法有很多，现将常用的几种方法介绍如下：
    1．顺查法(亦称正查法)。顺查法是按照帐务处理的顺序，从原始凭证、帐簿、编制会计报表全部过程进行查找的一种方法。即首先检查记帐凭证是否正确，然后将记帐凭证、原始凭证同有关帐簿记录一笔一笔地进行核对，最后检查有关帐户的发生额和余额。这种检查方法，可以发现重记、漏记、错记科目、错记金额等。这种方法的优点是查的范围大，不易遗漏；缺点是工作量大，需要的时间比较长。所以在实际工作中，一般是在采用其他方法查找不到错误的情况下采用这种方法。

    2．逆查法(亦称反查法)。这种方法与顺查法相反，是按照帐务处理的顺序，从会计报表、帐簿、原始凭证的过程进行查找的一种方法。即先检查各有关帐户的余额是否正确，然后将有关帐簿按照记录的顺序由后向前同有关记帐凭证或原始凭证进行逐笔核对，最后检查有关记帐凭证的填制是否正确。这种方法的优缺点与顺查法相同。所不同的，是根据实际工作的需要，对由于某种原因造成后期产生差错的可能性较大而采用的。

    3．抽查法。抽查法是对整个帐簿记帐记录抽取其中某部分进行局部检查的一种方法。当出现差错时，可根据具体情况分段、重点查找。将某一部分帐簿记录同有关的记帐凭证或原始凭证进行核对。还可以根据差错发生的位数有针对性地查找。如果差错是角、分，只要查找元以下尾数即可；如果差错是整数的千位、万位，只需查找千位、万位数即可，其他的位数就不用逐项或逐笔地查找了。这种方法的优点是范围小，可以节省时间，减少工作量。

    4．偶合法。偶合法是根据帐簿记录差错中经常遇见的规律，推测与差错有关的记录而进行查找的一种方法。这种方法主要适用于漏记、重记、错记的查找。

    (l)漏记的查找。

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