差旅费报销时怎样处理

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出差人员回到单位后应及时办理差旅费的报销手续。首先，出差人员到财务部门领取差旅费报销单，如实填写报销单的有关内容，如出差事由，出发到达的时间、地点，乘坐的交通工具的车别、等级、金额等等，并将有关车票、船票、飞机票、住宿发票等有关原始凭证粘贴在报销单的背后，经所在部门和单位有关领导审查签字后，送财务部门，财务部门有关人员应审查单据是否真实、合法，按照本单位差旅费开支管理办法计算应报销的交通费金额、应发给的伙食补助费、住宿费包干结余、不买卧铺补贴等，对差旅费进行结算，编制会计凭证后交出纳员具体办理现金收付。

    作为企业会计人员应该对差旅费的开支范围、开支标准等进行审查并编制记账凭证。审查的内容包括：

    （１）差旅费的开支范围一般包括交通费、住宿费、伙食补助费、邮电费、行李运费和杂费等。①交通费是指出差人员乘坐火车、飞机、轮船以及其他交通工具所支付的各种票价、手续费及相关支出。②住宿费是指出差人员因住宿需支付的房租及其他相关支出。③伙食补助赞是指由于出差人员在外期间伙食费用较高等原因而按一定标准发给出差人员的补贴。④邮电费是指出差人员在出差期间因工作需要而支付的各种电话费、电报费、邮寄费等费用。⑤行李运费是指出差人员由于工作需要而需要携带较多行李时支付给铁路、民航、公路等运输单位的行李运输、搬运等费用。⑥ 杂费是指出差人员由于工作需要支付的除上述费用以外的其他费用。

    （2）开支管理方法。对于差旅费的开支可以实行不同的管理方法，各行政机关、事业单位、部队等一般都要求实行总额包干办法，即出差人员的住宿费、交通费、伙食补助费等实行分项计算，总额包干，调剂使用，节约奖励，超支不补的办法，对交通费、佐宿费、伙食补助费等规定一定的包干标准，超过标准部分由出差人员自理，低于标准部分按一定比例发给出差人员作为奖励。企业单位可以实行实报实销办法，也可以参照行政机关实行总额包干办法。各单位可以根据上级主管部门和本单位的具体情况，制定本单位人员的差旅费开支管理办法，便于本单位有关人员遵照执行。

    （3）开支标准。各单位在制定本单位的差旅费开支管理办法时一般都规定有差旅费的开支标准。比如，出差人员出差期间可以乘坐卧铺而不买卧铺票的，按硬席应位票价的一定比例发给出差人员；出差伙食补助费不分途中和住勤，每人每天补助标准，一般地区20元，特殊地区30元等。

    出纳人员应按规定对报销单据和记帐凭证进行审核复算，如交通费、住宿费金额是否符合规定标准，伙食补助费、住宿费包干结余、不买卧铺补贴等的计算是否正确，记帐凭证和报销单的金额是否一致等，审核无误后才办理现金收付。对实行定额备用金的，按实际报销金额全部用现金付给报销单位或工作人员，实行非定额备用金的，将出差人员多借的现金收回，少借的部分补给出差人员。

    例：大圣公司实行差旅费定额包干办法。1998年12月10日公司销售科李其因公赴广州出差，向出纳员预借差旅费5200元，11日乘火车硬卧出发，票价450元，12日起在某饭店住宿，住宿费每天90元，21日从广州乘硬座返回，票价270元，22日回到公司所在地。另外，在广州时往公司打电话、电传，支付邮电费60元。该公司规定采购员外出可以乘坐硬卧铺，每天住宿费标准为80元，市内交通费15元，伙食补贴费每天18元。李其在广州采购零配件专用物资支出3150元.

    李其在出差前填写《差旅费借款结算单》(表6-2)，签字后经销售科科长和公司主管领导签字后交财务科。财务科据以编制现金付款凭证，其会计分录为：

    借：其他应收款——备用金(李其)  5200
    贷：现金                         5200
    出纳员据此付给李其现金5200元。李其出差回来后，到财务科办理报销手续。李其按规定填写差旅费报销单(表6-3)并将有关车票、住宿发票和电话、电传收费单附在报销单后并签字，送销售科科长和公司主管领导审核签字后送财务科办理具体报销手续。财务科按规定计算李其的报销金额：

    交通费：450十270元＝720元
    市内交通费：10天(12日至21日)×15＝150元
    伙食补助费：11天(12日至22日)×18＝198元
    住宿费：9天(12日晚至20日晚)×80元(报销标准)＝720元
    邮电费：60元
    不买卧铺补贴：270元×50％＝135元
    合计：1983元,加上采购的零配件3150元,共计5133元
    财务科根据采购发票(表6-4)和报销单编制现金付款凭证，其会计分录为：

    表6-2              差旅费借款结算单
    日期    1998年12月10日        编号:9812035
    借款单位:销售科
    借款人:李其
    出差人员:李其
    出差事由:商务活动
    出差地点:广州
    预计天数:12天
    借款金额:人民币(大写)伍仟贰佰元整(￥5200元)
    备注:非定额备用金
    报销金额:5133元
    主管审批:刘刚
    借款人签字:李其
    交回金额:67元
    不足金额:
    表          外埠旅差费报销凭单           第  页
    姓名
    李其
    工作单位
    销售科
    出差事由
    商务
    人数
    旅        程
    交通工具
    其    他
    起站
    到站
    起止地点
    火车
    汽车
    轮船
    飞机
    项目
    金额
    合计金额
    北京
    广州
    住宿费
    广州
    北京
    市内交通费
    行李搬运费
    补助
    旅途
    住勤
    其他
    总计金额(大写)人民币:壹仟玖佰捌拾叁元整                           ￥1983.00

    预借金额
    结算后应退
    结算后补领
    主管审批:刘刚     财务审核:张子英    报销人:李其    出纳:张勇    1998年12月25日

    广州中山公司销售发票(98)  NO:3727692
    发  票  联(税务专用章)
    客户名称:大圣公司   开票日期:1998年12月18日   支票号:083656

    编 号
    商品名称
    商品规格
    单  位
    数  量
    单价(元)
    金额(元)
    CM-S330
    合 计
    人民币(大写)叁仟壹佰伍拾元整
    开票单位:广州中山公司(财务专用章)  收款员:王玲  营业员:张伟  提货人:李其

    借：存货----零配件    3150
    产品销售费用      1983
    现金                67
    贷：其他应收款----备用金(李其) 5200
    出纳员审核原始凭证和记帐凭证无误后收回现金67元，并在凭证上加盖“现金收讫”戳章。