自动生成记帐凭证的程序设计基本思路

黑夜流星

在《中国会计电算化》第6期上发表了李劲波同志《思维不变革，必然被“革命”》的文章，该文提出现有财务软件的根本性思维缺陷是“原始信息-人脑-计算机”的数据处理模式，看完该文，本人颇有同感。

    的确现有财务软件是存在上述缺陷，如填制一张凭证，为了减少出现错误，一般都要求在向系统输入凭证之前，先填制一张手工凭证。按照这种方法进行处理，不仅需要人脑的判断处理，更为突出的缺陷是大大增加了操作人员的工作量，单从填制凭证的角度看，计算机会计处理比手工会计处理的工作量还要大（因为计算机处理不仅要填制手工凭证，而且还要将手工凭证输入到计算机中），可见在这方面不改革，确有被“革命”的可能。

    其实，我们只需按如下基本思想进行程序设计，在输入凭证时，就可由操作者直接输入原始信息，由计算机自动生成记帐凭证。 一、单据编号、附件张数、业务日期等的处理可按现有财务软件的处理方法进行处理。

    二、凭证摘要的处理 可以按照本人在《中国会计电算化》第5期上发表的《电算化会计中凭证摘要的处理方法》一文中提出的基本思想进行处理，所不同的是在凭证摘要库中增加一个“明细摘要”字段，以便于计算机自动根据所输入的凭证摘要调用相应的“明细摘要”。

    三、自动生成记帐凭证
    1.能从系统自动提取数据的记帐凭证，自动生成 例如，计提折旧、结转收入类帐户的余额、结转支出类帐户的余额等，都可由计算机根据系统数据自动生成记帐凭证，而无需操作者输入原始数据。

    2.有固定分录模式的凭证，自动生成分录模式 例如，提取现金备用、将现金存入银行、支付固定资产清理费用等，都有固定的分录模式，此类凭证，可由计算机自动生成分录模式，输入凭证时，只需操作者在凭证的金额栏输入相应科目的金额即可。

    3.无固定分录模式的凭证，按如下方法进行处理
    （1）在系统初始化时，定义好明细摘要表 如摘要为：购买材料支付部分货款 对于该条摘要，可将摘要明细表定义如下：

    品名单位数量单价金额 该表中的“品名”可由操作者按摘要处理方法输入：“单位”、“单价”可事先定义好基本单位和基本单价，输入凭证时由计算机根据品名自动确定，但可进行修改；金额由计算机自动计算确定。该表中涉及的材料品种较多时，可采用滚动录入的方法录入。

    上表输入完成，再在屏幕上显示下表，由操作者输入销货单位和已付款金额；未付款金额和进项税额由计算机自动计算确定，但可进行修改。 销货单位： 项目金额 已付款金额

    未付款金额 进项税额 又如摘要为：结转工资代扣代垫款 相应的明细摘要表可定义如下： 项目代扣款代垫款 水费 电费 医药费 该表中的项目可根据单位的实际情况事先定义，填制凭证时，由操作者根据款项的性质分别在代扣款、代垫款栏目中输入相应的金额。

    （2）填制凭证时，由计算机根据操作者输入的摘要将相应的明细摘要表在屏幕上显示出来。

    （3）由操作者在明细摘要表中填写相应的原始数据。
    （4）由计算机根据明细摘要表的数据自动生成记帐凭证。

    按照上述方法设计程序，操作者在输入凭证时，只需作出简单的判断输入原始数据，计算机就可自动生成记帐凭证，而且无需在向系统输入数据前填制手工凭证，这将大大减少手工操作的负担。同时，在核对凭证时，可由计算机自动将相应的明细摘要表调出，从而便于直接将原始信息与记帐凭证进行核对。为了便于审计工作的开展，打印记帐凭证时，可连同明细摘要表一并打印。