电算化中报表编制与报表系统（二）

心相印

五、报表审核关系的定义
　　不少会计软件都沿用了报表勾稽核关系的原理，通过设置报表数据之间的审核公式，检查所编报表的正确性。

    1、审核公式的设置：格式状态；
    2、审核公式的执行：数据状态。

    六、报表数据处理

　　报表数据处理主要包括报表计算与重算、表页管理、表页汇总、舍位平衡、报表排序、图形处理、网页制作等功能。

    1、数据采集与报表重算

　　报表生成一般有两种方式，即自动计算和手动计算方式。自动计算方式是指报表数据或公式发生变动时，系统将自动对报表进行重新计算；而手工计算方式则必须执行报表数据采集或报表重算功能，报表数据才会改变。

　　数据采集与报表重算的一般过程如下：

   （1）打开报表文件。
   （2）选择数据状态或修改其他参数。
   （3）执行数据采集或报表重算功能开始采集或计算单元数据。
   （4）如果设置有审核公式，则自动执行正确性审核。

    2、表页管理

　　报表软件提供有多表页管理功能，即允许对一个报表设置多个表页，而且一个表页代表一个会计期间的报表。但一个报表不论有多少表页都只能有一套公式，只是由于表页的计算时机不同所生成的单元数据不同而已。

　　表页管理一般提供增删表页、设置关键字、表页锁定、表页排序等功能。如果一个报表按会计期间设置表页，则每个期间要增加一个新的表页。对新表页需要命名、设置关键字以及为表页设置相应的取数期间。其中，最好以月份为表页命名；以生成表页的年月日为关键字；取数期间则关系到能否正确生成单元数据。此外，对于已经结账期间的表页可以对其锁定。

    3．报表汇总

　　报表汇总一般用于两种情况：一是单位内部不同期间的同一种报表的汇总，主要用于统计较长期间的累计值；二是不同单位同一期间同一种报表的汇总，主要用于总公司对下属分公司或上级主管部门对下属单位有关报表的汇总。两种情况要求汇总的都是同一种报表，即数据可以不同但格式必须完全相同。

　　显然，报表汇总可以转化为表页之间的汇总问题。因为，不仅单位内部不同期间的报表一般用不同表页表示，而且下属分公司的报表也可以采集进表页。所以报表汇总，实际上是将多页报表数据进行立体叠加的过程。

    七、报表的合并

　　财政部1995年2月颁布了《合并会计报表暂行规定》，其中规定：凡设立于我国境内，拥有一个或一个以上子公司的母公司，应该编制合并会计报表，包括合并资产负债表、合并利润表、合并利润分配表和合并现金流量表。

　　合并报表不是对子公司报表进行简单的汇总。

　　我国只有少数会计软件提供合并报表功能。会计人员首先要掌握编制合并报表的原理和编制方法，然后才可以借助报表系统完成合并报表的编制。

    八、报表的查询与输出

    报表的输出形式有以下几种：

   （1）屏幕显示
   （2）打印输出
   （3）磁盘输出
   （4）网络传输
   （5）文件格式转换

    九、 报表分析

　　报表分析是基于报表的一种财务分析，主要提供对资产负债表、利润表的分析。报表分析的常用方法有比率分析法、比较分析法、趋势分析法和结构分析法，分析结果可以文字、数值、图形等多种形式输出。