浅谈用自制原始凭证消灭白条

youlanqingkong1

会计工作有一个重要特点，就是重凭证，一切款项物资的收付和帐务处理都有要以以为根据。会计凭证是记录经济业务，明确经济责任，可以作为记帐根据的书面证明。每发生一项经济业务，必须取得能够证明该项经济业务实际情况的书面证明。即原始凭证，编制能够如实反映该项经济业务的会计分录、作为记帐依据的书面证明，即记帐凭证。原始凭证和记帐凭证，统称为会计凭证。    加强企业管理，建立和健全各项管理制度，离不开必要的会计凭证。认真填制和审核会计凭证，可以查明企业的经济活动是否符合国家政策、法令、制度的有关规定，可以及时发现和制止无计划（预付）的支付、超标准报销；揭发套支冒领，贪污舞弊等非法活动。所以利用会计凭证的形式和必要的制度，可以促进企业管理，堵塞漏洞，保障企业财产物资的完整无缺，不受损失。会计会计凭证是企业的重要经济档案，具有法律上的效力，其重要性是显而易见。     会计凭证分为原始凭证和记帐凭证两类。    原始凭证是在经济业务发生或完成时取得或填制的书面证明。一切经济业务都应由经办部门或经管人员提供会计部门足以证明该项经济业务的实际发生或完成情况的书面单据文件，从而明确经济责任，作为编制记帐凭证的原始根据。换句话说，凡是不能证明该项经济业务所发生的实际情况的，就不能作为原始凭证或不能作为重要原始凭证。前者如发票、收据、银行结算凭证、收料单、发料单等，后者如申请单、购销合约、对帐单、派工单等。    原始凭证按照它取得的来源不同，可以分为“外来原始凭证”和“自制原始凭证”两种。外来原始凭证是指从其他企业或者个人取得的单据、文件等，如由供货单位开给的发票，由收款单位或收款人开给的收据和银行盖章的结算凭证等。外来原始凭证应具备的基本内容是：1、填制单位名称（包括地址、电话等）；2、原始凭证名称；3、凭证编号；4、填制日期；5、接受凭证单位名称及地址（通常也称不“抬头人”）；6、经济业务内容（如发票应填品名、规格、数量、单位、单价、细数金额等，收据应填收款内容及有关发票、合约号数等）；7、总金额（指用汉字大写及用阿拉伯数字小写的总金额）。8、填填单位公章和填制人签章。    自制原始凭证是在经济业务发生或完成时，由本企业自行填制的单据。    自制原始凭证还可以分为两种：一种是本企业自制对外凭证的副联、存根等，如本企业开出的发票、收据、开出支票和结算凭证的副联或存根等，都可以作为原始凭证。另一种是企业内部使用的单据如收货单、退货单、工资单、领料单、退料单、交库单、报销单等。这两种自制原始凭证结合起来使用，如发票的副联可以作为发货通知单、收款通知单等。再如出差旅费报销单后面，必须附入车票、船票及旅馆住宿费收据等必要的外来原始凭证。    对于经济业务相同而数量较多的原始凭证也可以按照一定的目的要求，汇总编制原始凭证汇总表。如销售汇总表、材料发出汇总表等。    填制会计凭证应注意事项    会计凭证一般都是印就格式的印刷品，该填写的项目，一定要填写齐全，不错不漏。文字数字的书写要端正清楚，容易辨认，不乱造简化字，不写怪体/对外的会计凭证应编列顺序号，顺号使用，并盖用单位公章。单位名称一定要写全称，不可简化。如开发给外地单位的的凭证，还应写明××省××市××区×（县）字样，以便查考。其总金额必须按规定大写，大写文字要合乎要求，书写紧凑，防止涂改，并应和小写金额相一致。填写人应签章，填写重要凭证应有人复核。    对一式套写数联的会计凭证，应先检查印刷品质量，注意有无错格、借位、漏页、多页等情况。填填制以后再逐联检查，复写字迹是否清楚，有无因漏衬复写纸或复写纸陈旧使用字迹不清等情况。凭证上需要盖章，要注意不要盖在文字或数字上。    重要的空白凭证如发票、收据、支票、提货单等应指定专人保管，领用时登记，防止丢失或冒领。印有号码的凭证，使用前应检查有无错号、缺号、重号。凭证应顺序使用，如因故而使上下册之间号码不相衔接时，应在凭证封面注明情况，有人签证，以备杳考。    填制凭证如发生错误，应按下列方法处理：        1、个别文字，应将错字圈出改正。细数写错，即使只错其中一个数字，也应用红线划
销整个数字，重行填写。更改处应有签章证明。        2、如总金额写错，或接受凭证单位名称（即抬头人）开错，应作废重制。提交银行的各种结算凭证的大小写金额、日期一律不准更改。        3、不得涂改、括擦、挖补，更不得使用改正液褪色药水。    会计凭证因故作废，应即盖用“作废”印戳，并按下列情况处理：        1、没有编号的散页会计凭证，即应销毁废弃。因这类凭证在未按照规定手续签证以前，一般视同废纸。        2、印有号码的会计凭证，应盖用作废印戳后保存。或瘵各联号码剪下，粘入其下一号的各该联上借以通知有关部门，说明此号作废，以便查考。        3、特别重要的对外会计凭证，如发票、收据、支票、提货单等，应将全份作记废凭证连同存根联粘附在其下一号凭证之前，妥善保存。如支票已盖有银行中留存印鉴，应将印鉴部份的大部份剪去销毁，仅留极小部份，以防伪造印鉴。    会计凭证的事前审核    会计凭证是凭以收付银钱物资和记入帐册的根据，必须在事前进行认真的审核。审核人员必须熟悉国家的方针、政策、法令和财务制度，熟悉本企业的生产经营业务，熟悉有关计划或预算，在审核中应坚持原则按制度办事。       一、从形式上审核        1、外来凭证是否盖有填制单位公章，是否有接收单位名称，名称是否是本单位。内部凭证是否有经胃部门主管及经办人员盖章。通过银行结算的款项，是否有银行收款戳记。付给个人的款项，是否取得收款人出具的收款证明或已经收款人签章。        2、凭证上有关项目是否填写齐全，字迹是否清楚，意义是否明确，有数量、单价、金额和合计数的计算是否正确，大写金额是否按规定填写，和小写金额是否相符。        3、有关经营业务的品种、规格、质量价格等情况，是否已经业务部门根据有关合同、契约审核相符。应酬只理检验、收货等手续是否齐备，用途是否明确，审批权限和手续是否符合。    二、从实质上审核       1、是否符合国家方针、政策、法令及财务制度的规定。       2、是否符合本单位财务计划或预算。       3、有无违反国家财经纪律、损害国家利益情况。       4、是否符合开支标准、节约原则，有无铺张浪费情况。       5、凭证的日期、内容、金额是否真实可靠，有无涂改、添加痕迹。    三、审核凭证的处理原则       1、如发现内容不全、数字差错、手续不完备的凭证，应退还经办部门更正或补办完整。       2、超过计划或预算的支付或领用，应由单位领导或有关部门研究处理。       3、对违反国家方针、政策、法令、制度和财经纪律的收支应拒绝办理，并反映单位领导或上级机关处理。       4、发现涂改、伪造、虚报冒领、营私跳舞弊等情况，应及时报告单位领导，严肃处理。