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发表于 2016-8-9 06:30:52
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第三章 建设-I-程文件档案资料管理
一、建设工程文件档案资料概念与特征
(一)建设工程文件概念
建设工程文件指：在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段
文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。
(1)工程准备阶段文件，工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标
等工程准备阶段形成的文件。
(2)监理文件，监理单位在工程设计、施工等阶段监理过程中形成的文件。
(3)施工文件，施工单位在工程施工过程中形成的文件。
(4)竣工图，工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。
(5)竣工验收文件，建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。
(二)建设工程档案概念
建设工程档案指：在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声
像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。
(三)建设工程文件档案资料
建设工程文件和档案组成建设工程文件档案资料。
(四)建设工程文件档案资料栽体
(1)纸质载体：以纸张为基础的载体形式。
(2)缩微品载体：以胶片为基础，利用缩微技术对工程资料进行保存的载体形式。
(3)光盘载体：以光盘为基础，利用计算机技术对工程资料进行存储的形式。
(4)磁性载体：以磁性记录材料(磁带、磁盘等)为基础，对工程资料的电子文件、
声音、图像进行存储的方式。
(五)建设工程文件档案资料特征
建设工程文件和档案资料有以下方面的特征：分散性和复杂性、继承性和时效性、全
面性和真实性、随机性、多专业性和综合性。
(六)工程文件归档范围
(1)对与工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的
各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。
(2)工程文件的具体归档范围按照现行《建设工程文件归档整理规范》 (GB／T
50328--2~1)中“建设工程文件归档范围和保管期限表”共5大类执行。
二、建设工程文件档案资料管理职责
建设工程档案资料的管理涉及到建设单位、监理单位、施工单位等以及地方城建档案
管理部门。对于一个建设工程而言，归档(putting into record)有三方面含义：
(1)建设、勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向
本单位档案管理机构移交；
(2)勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向建设单
位档案管理机构移交；
(3)建设单位按照现行《建设工程文件归档整理规范》(GB／T 50328—2001)要求，
将汇总的该建设工程文件档案向地方城建档案管理部门移交。
(一)通用职责
(1)工程各参建单位填写的建设工程档案应以施工及验收规范、工程合同、设计文
件、工程施工质量验收统一标准等为依据。
(2)工程档案资料应随工程进度及时收集、整理，并应按专业归类，认真书写，字迹
清楚，项目齐全、准确、真实，无未了事项。表格应采用统一表格，特殊要求需增加的表
格应统一归类。
(3)工程档案资料进行分级管理，建设工程项目各单位技术负责人负责本单位工程档
案资料的全过程组织工作并负责审核，各相关单位档案管理员负责工程档案资料的收集、
整理工作。
(4)对工程档案资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等，应按有关规定予以
处罚，情节严重的，应依法追究法律责任。
(二)建设单位职责
(1)在工程招标及与勘察、设计、监理、施工等单位签订协议、合同时，应对工程文
件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求；
(2)收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档；
(3)负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累
和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作；
(4)收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案；
(5)在组织工程竣工验收前，应提请当地城建档案管理部门对工程档案进行预验收；
未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收；
(6)对列入当地城建档案管理部门接收范围的工程，工程竣工验收3个月内，向当地
城建档案管理部门移交一套符合规定的工程文件；
(7)必须向参与工程建设的勘察设计、施工、监理等单位提供与建设工程有关的原始
资料，原始资料必须真实：准确、齐全；
(8)可委托承包单位、监理单位组织工程档案的编制工作；负责组织竣工图的绘制工
作，也可委托承包单位、监理单位、设计单位完成，收费标准按照所在地相关文件执行。
(三)监理单位职责 ‘
(1)应设专人负责监理资料的收集、整理和归档工作，在项目监理部，监理资料的管
理应由总监理工程师负责，并指定专人具体实施，监理资料应在各阶段监理工作结束后及
时整理归档。 ’
(2)监理资料必须及时整理、真实完整、分类有序。在设计阶段，对勘察、测绘、设
计单位的工程文件的形成、积累和立卷归档进行监督、检查；在施工阶段，对施工单位的。
工程文件的形成、积累、立卷归档进行监督、检查。
(3)可以按照委托监理合同的约定，接受建设单位的委托，监督、检查工程文件的形
成积累和立卷归档工作。
(4)编制的监理文件的套数、提交内容，提交时间，应按照现行《建设工程文件归档
整理规范》(GB／T 50328--2001)和各地城建档案管理部门的要求，编制移交清单，双方
签字、盖章后，及时移交建设单位，由建设单位收集和汇总。监理公司档案部门需要的监
理档案，按照《建设工程监理规范》(GB 50319--2000)的要求，及时由项目监理部提供。
(四)施工单位职责
(1)实行技术负责人负责制，逐级建立、健全施工文件管理岗位责任制，配备专职档
案管理员，负责施工资料的管理工作。工程项目的施工文件应设专门的部门(专人)负责
收集和整理。 ．
(2)建设工程实行总承包的，总承包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档
案，各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总承包单位。建设工程
项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理、立卷其承包项目的工程文件，并应
及时向建设单位移交，各承包单位应保证归档文件的完整、准确、系统，能够全面反映工
程建设活动的全过程。
(3)可以按照施工合同的约定，接受建设单位的委托进行工程档案的组织、编制工
作。
(4)按要求在竣工前将施工文件整理汇总完毕，再移交建设单位进行工程竣工验收。
(5)负责编制的施工文件的套数不得少于地方城建档案管理部门要求，但应有完整施
工文件移交建设单位及自行保存，保存期可根据工程性质以及地方城建档案管理部门有关
要求确定。如建设单位对施工文件的编制套数有特殊要求的，可另行约定。’
(五)地方城建档案管理部门职责
(1)负责接收和保管所辖范围应当永久和长期保存的工程档案和有关资料。
(2)负责对城建档案工作进行业务指导，监督和检查有关城建档案法规的实施。
(3)列入向本部门报送工程档案范围的工程项目，其竣工验收应有本部门参加并负责
对移交的工程档案进行验收。
三、建设工程档案编制质量要求与组卷方法
对建设工程档案编制质量要求与组卷方法，应该按照建设部和国家质量检验检疫总局
于2002年1月10日联合发布，2002年5月1日实施的《建设工程文件归档整理规范》
(GB／T 50328--2001)国家标准，此外，尚应执行《科学技术档案案卷构成的一般要求》
(GB／T 11822—2000)、《技术制图复制图的折叠方法》(GB 10609．3—89)、《城市建设档案
案卷质量规定》(建办[1995]697号)等规范或文件的规定及各省、市地方相应的地方规
范执行。
(一)归档文件的质量要求
(1)归档的工程文件一般应为原件。
(2)工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面
的技术规范、标准和规程。
(3)工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
(4)工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易退色
的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
(5)工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
(6)工程文件中文字材料幅画尺寸规格宜为A4幅面(297mm×210mm)。图纸宜采用
国家标准图幅。
(7)工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用
蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机所出图纸的复印件。
(8)所有竣工图均应加盖竣工图章。
(9)利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布
置等有重大改变，或变更部分超过图面1／3的，应当重新绘制竣工图。
(10)不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》(GB 10609．3—89)统
一折叠成A4幅画，图标栏露在外面。
(11)工程档案资料的缩微制品，必须按国家缩微标准进行制作，主要技术指标(解
像力、密度、海波残留量等)要符合国家标准，保证质量，以适应长期安全保管。
(12)工程档案资料的照片(含底片)及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，文字
说明或内容准确。
(13)工程文件应采用打印的形式并使用档案规定用笔，手工签字，在不能够使用原
件时，应在复印件或抄件上加盖公章并注明原件保存处。
(二)归档工程文件的组卷要求
1．立卷的原则和方法
(1)立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保
管和利用：
(2)一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷；
(3)立卷采用如下方法：
1)工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工
图、竣工验收文件5部分；
2)工程准备阶段文件可按单位工程、分部工程、专业、形成单位等组卷；
3)监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；
4)施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；
5)竣工图可按单位工程、专业等组卷；
6)竣工验收文件可按单位工程、专业等组卷。
(4)立卷过程中宜遵循下列要求： ．
1)案卷不宜过厚，一般不超过40mm；
2)案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷。
2．卷内文件的排列
(1)文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定
稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、
附件在后的顺序排列。
(2)图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。
(3)既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。
3．案卷的编目
(1)编制卷内文件页号应符合下列规定：
1)卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。
2)页号编写位置：单页书写的文字在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背
面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。
3)成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不
必重新编写页码。
4)案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
(2)卷内目录的编制应符合下列规定：
1)卷内目录式样宜符合现行《建设工程文件归档整理规范》中附录B的要求。
2)序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从l依次标注。
3)责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任
者，其余用“等”代替。
4)文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。
5)文件题名：填写文件标题的全称。
6)日期：填写文件形成的日期。
7)页次：填写文件在卷内所排列的起始页号。最后一份文件填写起止页号。
8)卷内目录排列在卷内文件之前。
(3)卷内备考表的编制应符合下列规定：
1)卷内备考表的式样宜符合现行《建设工程文件归档整理规范》中附录C的要求。
2)卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件数(照片张数)，以及立卷单位
对案卷情况的说明。
3)卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。
(4)案卷封面的编制应符合下列规定：
1)案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式。案卷封面的式样宜
符合现行《建设工程文件归档整理规范》中附录D的要求。
2)案卷封面的内容应包括：档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、
密级、保管期限、共几卷、第几卷。
3)档号应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写。
4)档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。档案馆代号由档案馆填写。
5)案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业
名称、卷内文件的内容。
6)编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。
7)起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。
8)保管期限分为永久、长期、短期三种期限。各类文件的保管期限见现行《建设工
程文件归档整理规范》中附录A的要求。永久是指工程档案需永久保存。长期是指工程
档案的保存期等于该工程的使用寿命。短期是指工程档案保存20年以下。同一案卷内有
不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。
9)工程档案套数一般不少于两套，一套由建设单位保管，另一套原件要求移交当地
城建档案管理部门保存，接受范围规范规定可以各城市根据本地情况适当拓宽和缩减，具
体可向建设工程所在地城建档案管理部门询问。
10)密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为
本卷密级。
(5)卷内目录、卷内备考表、卷内封面应采用70g以上白色书写纸制作，幅画统一采
用A4幅画。
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